Privacy­verklaring

2.1 Je afspraak boeken en uitvoeren

Als je online, via WhatsApp, telefonisch of in de studio een afspraak maakt, gebruik ik:

• je naam, e-mailadres en telefoonnummer;
• de behandeling(en) die je kiest, de datum, het tijdstip en de prijs;
• je opmerking, als je die invult;
• bij een aanvraag voor bruidsmake-up: je trouwdatum, met hoeveel personen jullie zijn en je wensen; bij een afspraak op locatie: de plaats, het adres waar ik moet zijn en met hoeveel personen;
• het moment waarop je akkoord gaf met de voorwaarden, en (als je afspraak binnen 14 dagen is) je verzoek om de behandeling binnen de wettelijke bedenktijd uit te voeren;
• de status van je afspraak: bevestigd, verzet, geannuleerd, afgerond of niet verschenen.

Waarom: om je afspraak in te plannen, te bevestigen, je een herinnering te sturen, de afspraak te kunnen verzetten of annuleren, en je behandeling goed uit te voeren.

Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Zonder naam, e-mailadres en telefoonnummer kan ik geen afspraak voor je vastleggen.

Kwam je al bij me via Salonized? Dan heb ik je naam en contactgegevens overgezet naar mijn eigen boekingssysteem: je voornaam en achternaam, je e-mailadres, je telefoonnummer en de datum van je laatste bezoek. Notities uit Salonized zet ik niet over, en klanten van wie het laatste bezoek meer dan 24 maanden geleden is ook niet. Zo hoef je je gegevens niet opnieuw in te vullen als je terugkomt (grondslag: mijn gerechtvaardigd belang om vaste klanten goed te helpen, artikel 6 lid 1 onder f AVG). Wil je dat niet? Laat het me weten, dan haal ik je gegevens weg.

Let op bij het opmerkingenveld: schrijf daar geen medische informatie in. Heb je een allergie, een gevoelige huid of ogen, of iets aan je gebit? Vertel het me liever vóór de behandeling in de studio of via WhatsApp. Zie ook punt 3.

2.2 Berichten over je afspraak

Je krijgt e-mails over je afspraak: een bevestiging, een herinnering 24 uur van tevoren, en een bericht als er iets verandert. In elke mail staat een persoonlijke link waarmee je je afspraak kunt bekijken, verzetten of annuleren. Deze berichten horen bij de afspraak (grondslag: overeenkomst).

2.3 Na je afspraak: nazorg en een review

De dag na je behandeling stuur ik je één mail met nazorgtips en de vraag of je een review wilt achterlaten of me wilt taggen op Instagram. Dat doe ik omdat ik mijn werk wil verbeteren en zichtbaar wil maken (gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 onder f AVG). Wil je dat niet? Klik op “afmelden” onderaan de mail of laat het me weten; dan stuur ik je dit soort berichten niet meer.

Een nieuwsbrief verstuur ik niet.

2.4 Contact via het formulier, e-mail, WhatsApp of Instagram

Als je me een bericht stuurt, gebruik ik je naam, je contactgegevens en je bericht om je te antwoorden. Stuur je een samenwerkingsverzoek voor Urban Gems Creative Studio, dan gebruik ik ook je rol (bijvoorbeeld fotograaf of stylist) en je Instagram-naam als je die geeft.

Grondslag: mijn gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden, of stappen op jouw verzoek vóór een afspraak of samenwerking (artikel 6 lid 1 onder f of b AVG).

WhatsApp en Instagram zijn diensten van Meta. Als je mij daar een bericht stuurt, verwerkt Meta die gegevens ook, volgens de eigen voorwaarden en privacyregels van Meta. Wil je dat niet? Mail of bel me dan.

2.5 Foto's en video's

Ik maak graag foto's en video's van mijn werk, bijvoorbeeld van je wimpers, je tooth gem of je make-up. Dat doe ik alleen met jouw toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Bij het boeken of in de studio kies je zelf:

1. Ja, ook herkenbaar — foto's en video's, ook van je gezicht, voor mijn website en sociale media;
2. Alleen mijn ogen, tanden of detail — close-ups waarop je niet herkenbaar bent;
3. Alleen voor Charmain's archief — ik mag foto's maken om mijn eigen werk te bekijken, maar ik publiceer ze niet;
4. Geen foto's.

Je keuze heeft geen invloed op de prijs of op de zorg die je krijgt. Zie artikel 11 van de voorwaarden.

Bij een lash-modelset horen close-ups van je ogen, waarop je niet herkenbaar bent: daarmee bouw ik mijn portfolio. Of je gezicht ook herkenbaar in beeld mag, kies je zelf; die keuze verandert niets aan de prijs.

Je kunt je toestemming altijd intrekken, ook later. Laat het me weten via e-mail of WhatsApp. Ik haal de beelden dan binnen 7 dagen weg van mijn website en mijn eigen accounts. Wat al gedeeld of gedrukt is door anderen, kan ik helaas niet altijd terughalen. Het intrekken geldt voor de toekomst: wat ervoor gebeurde, blijft rechtmatig.

Ben je jonger dan 16 jaar? Dan vraag ik de toestemming aan je ouder of voogd.

Foto's die ik niet gebruik, verwijder ik uiterlijk 12 maanden na de behandeling.

Foto's in je klantdossier. Voor je wimpers, je tooth gem of je make-up maak ik soms ook een foto voor mezelf, bijvoorbeeld van je ogen, zodat ik bij je volgende afspraak kan terugzien welke vorm en welke wimperkaart bij je passen. Die foto's zijn alleen voor mij: ze staan versleuteld in mijn eigen beheer en komen nooit op mijn website of sociale media. Ook dit doe ik alleen als jij het goed vindt (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Wil je dat niet meer? Zeg het, dan verwijder ik ze. Anders verwijder ik ze uiterlijk 24 maanden na je laatste afspraak, samen met je andere klantgegevens.

Foto's die je zelf stuurt. Heb je een wimperafspraak, dan kun je via je afspraaklink alvast een foto van je ogen sturen en, als je wilt, een foto van een look die je mooi vindt. Dat kan alleen als je het vakje aanvinkt (artikel 6 lid 1 onder a AVG); die toestemming geldt voor de foto's die je voor die afspraak stuurt. De foto's staan versleuteld in je klantdossier: alleen ik zie ze, en ze komen nooit op mijn website, op sociale media, in een mail of in de agenda. Tot je afspraak begint, haal je ze zelf weg via je afspraaklink; daarna, of als je je toestemming wilt intrekken, vraag je het mij en verwijder ik ze. Anders verwijder ik ze uiterlijk 24 maanden na je laatste afspraak, samen met je andere klantgegevens. Stuur liever geen foto waar iemand anders herkenbaar op staat; gebeurt dat toch (bijvoorbeeld op een inspiratiefoto), dan gebruik ik hem alleen om je look voor te bereiden.

2.6 Namen bij editorials en samenwerkingen

Bij foto's van shoots en samenwerkingen (Urban Gems Creative Studio) vermeld ik wie eraan meewerkte: fotograaf, model, stylist en andere makers, meestal met hun Instagram-naam. Dat doe ik omdat makers recht hebben op naamsvermelding en omdat het hun werk ook zichtbaar maakt (gerechtvaardigd belang). Sta je in zo'n credit en wil je dat niet? Laat het me weten, dan pas ik het aan.

2.7 Beveiliging van de website en het boekingssysteem

Om misbruik en spam te voorkomen, beperkt het boekingssysteem hoe vaak iemand kan boeken. Daarvoor bewaart het systeem kort een versleutelde (gehashte) vorm van je IP-adres. Die wordt na 30 dagen verwijderd. Tellers voor het beperken van misbruik worden na 24 uur verwijderd (grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk een veilige website).

Mijn hostingbedrijf Hostinger houdt ook technische serverlogboeken bij, zoals IP-adressen en bezochte pagina's, voor beveiliging en het oplossen van storingen. Hostinger bewaart die zolang dat daarvoor nodig is; een vaste termijn noemt Hostinger niet.

De website gebruikt de beveiligingsplugin Wordfence. Die houdt aanvallen en misbruik tegen, zoals pogingen om in te breken in het beheer. Daarvoor noteert Wordfence bij verdachte bezoeken en inlogpogingen je IP-adres, het tijdstip, de pagina en je browser, in de database van deze website. Verdachte bezoeken bewaart Wordfence maximaal 30 dagen; van inlogpogingen houdt het de laatste 2.000 bij en ruimt het de oudste vanzelf op. Om aanvallen sneller te herkennen deelt Wordfence de IP-adressen van verdachte inlogpogingen met het beveiligingsnetwerk van Wordfence (Defiant Inc., Verenigde Staten; zie punt 4). Grondslag: mijn gerechtvaardigd belang, namelijk een veilige website (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

2.8 Mijn administratie

Voor de belastingdienst moet ik mijn administratie 7 jaar bewaren (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Daarvoor bewaar ik per afspraak: de datum, de behandeling, de prijs, of de afspraak is doorgegaan en hoe er is betaald (grondslag: wettelijke plicht, artikel 6 lid 1 onder c AVG).

Na 24 maanden haal ik je naam en contactgegevens uit deze gegevens. Wat overblijft is een afspraakregel met een referentienummer, zonder je naam.

2.9 Betalen

Betaal je online, dan handelt Mollie de betaling af (zie punt 4). Bij je afspraak bewaar ik dan het bedrag, of het een aanbetaling of de hele prijs was, de status van de betaling (betaald, terugbetaald of vervallen), de betaalmethode (bijvoorbeeld iDEAL) en het betaalnummer van Mollie. Meer geeft Mollie niet door aan mijn boekingssysteem: je rekeningnummer of kaartnummer krijg ik niet. Bij een aanvraag (bruidsmake-up, op locatie of 18K) stuur ik je voor de aanbetaling een betaallink of een betaalverzoek; ik noteer dan het bedrag en of het betaald is. Je bankgegevens heb ik daarvoor niet nodig.

Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst, en voor de administratie een wettelijke plicht (punt 2.8).

2.10 Na een gemiste of te laat afgezegde afspraak: “vooraf betalen”

Kom je niet, of zeg je minder dan 48 uur van tevoren af? Dan zet ik bij je klantgegevens de notitie “vooraf betalen”, met de datum, de reden (niet gekomen of te laat afgezegd) en het nummer van die afspraak. Ik kan de notitie ook zelf met de hand zetten of weghalen. Zolang de notitie er staat, betaal je een volgende afspraak helemaal vooraf (zie de voorwaarden, artikel 5.4). Het boekingssysteem herkent je bij een nieuwe boeking aan je e-mailadres of telefoonnummer, en laat de notitie nergens op de website zien.

Waarom: zodat een plek die ik voor iemand vrijhoud, ook echt gebruikt of betaald wordt.

Grondslag: mijn gerechtvaardigd belang om lege plekken in mijn agenda te voorkomen (artikel 6 lid 1 onder f AVG), zoals afgesproken in de voorwaarden.

Hoe lang: zolang ik je klantgegevens bewaar (tot 24 maanden na je laatste afspraak, punt 6), of korter als ik de notitie eerder weghaal.

Bezwaar: ben je het er niet mee eens? Laat het me weten. Dan kijk ik er opnieuw naar, en haal ik de notitie weg als er geen goede reden meer voor is.