Kleine lettertjesVersie 1 · concept
Privacyverklaring
Versie 1 — geldig vanaf Invullen datum van publicatie
Concept. Gemarkeerde tekst is nog niet definitief: invullen een gegeven dat nog ontbreekt · keuze Charmain kiest, de standaard geldt tot dan · controleren wordt nagekeken.
Bij Studio Urban Gems ga ik zorgvuldig om met je gegevens. In deze verklaring lees je welke gegevens ik gebruik, waarvoor, hoe lang ik ze bewaar en welke rechten je hebt. Ik houd me daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
In het kort
- Ik vraag alleen wat ik nodig heb om je afspraak te maken: je naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel een opmerking.
- Bij je eerste afspraak vullen we samen een kort intakeformulier in. Gegevens over je gezondheid leg ik alleen vast met jouw uitdrukkelijke toestemming (punt 3).
- Kom je niet, of zeg je te laat af? Dan noteer ik dat je een volgende afspraak vooraf betaalt (punt 2.10).
- Ik verkoop je gegevens nooit en gebruik ze niet voor reclame van anderen.
- Deze website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies en houdt je bezoek niet bij met Google Analytics.
- Ik bewaar je klantgegevens tot 24 maanden na je laatste afspraak. Daarna haal ik je naam en contactgegevens weg.
- Foto's van jouw resultaat gebruik ik alleen als jij daar zelf voor kiest. Je kunt die keuze altijd intrekken.
- Vragen? Mail naar contact@urbangems.nl of stuur een WhatsApp naar 06 13 56 84 98.
Wie ben ik?
Studio Urban Gems en Urban Gems Creative Studio zijn de twee handelsnamen van mijn onderneming. Ik, Charmain, ben verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.
- Adres: Achterbinnenhaven 22A, 1781 BE Den Helder
- E-mail: contact@urbangems.nl
- Telefoon en WhatsApp: 06 13 56 84 98
- KvK-nummer: 90278917
- Btw-id: NL004803018B88
Een functionaris voor gegevensbescherming heb ik niet. Dat is voor een kleine studio als deze niet verplicht.
Welke gegevens gebruik ik, en waarvoor?
2.1 Je afspraak boeken en uitvoeren
Als je online, via WhatsApp, telefonisch of in de studio een afspraak maakt, gebruik ik:
- je naam, e-mailadres en telefoonnummer;
- de behandeling(en) die je kiest, de datum, het tijdstip en de prijs;
- je opmerking, als je die invult;
- bij een aanvraag voor bruidsmake-up: je trouwdatum, met hoeveel personen jullie zijn en je wensen; bij een afspraak op locatie: de plaats, het adres waar ik moet zijn en met hoeveel personen;
- het moment waarop je akkoord gaf met de voorwaarden, en (als je afspraak binnen 14 dagen is) je verzoek om de behandeling binnen de wettelijke bedenktijd uit te voeren;
- de status van je afspraak: bevestigd, verzet, geannuleerd, afgerond of niet verschenen.
Waarom: om je afspraak in te plannen, te bevestigen, je een herinnering te sturen, de afspraak te kunnen verzetten of annuleren, en je behandeling goed uit te voeren.
Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Zonder naam, e-mailadres en telefoonnummer kan ik geen afspraak voor je vastleggen.
Kwam je al bij me via Salonized? Dan heb ik je naam en contactgegevens overgezet naar mijn eigen boekingssysteem: je voornaam en achternaam, je e-mailadres, je telefoonnummer en de datum van je laatste bezoek. Notities uit Salonized zet ik niet over, en klanten van wie het laatste bezoek meer dan 24 maanden geleden is ook niet. Zo hoef je je gegevens niet opnieuw in te vullen als je terugkomt (grondslag: mijn gerechtvaardigd belang om vaste klanten goed te helpen, artikel 6 lid 1 onder f AVG). Wil je dat niet? Laat het me weten, dan haal ik je gegevens weg.
Let op bij het opmerkingenveld: schrijf daar geen medische informatie in. Heb je een allergie, een gevoelige huid of ogen, of iets aan je gebit? Vertel het me liever vóór de behandeling in de studio of via WhatsApp. Zie ook punt 3.
2.2 Berichten over je afspraak
Je krijgt e-mails over je afspraak: een bevestiging, een herinnering Keuze · standaard 24 uur vooraf, en een bericht als er iets verandert. In elke mail staat een persoonlijke link waarmee je je afspraak kunt bekijken, verzetten of annuleren. Deze berichten horen bij de afspraak (grondslag: overeenkomst).
2.3 Na je afspraak: nazorg en een review
Keuze · standaard ja, één mail Na je behandeling stuur ik je één mail met nazorgtips en de vraag of je een review wilt achterlaten. Dat doe ik omdat ik mijn werk wil verbeteren en zichtbaar wil maken (gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 onder f AVG). Wil je dat niet? Klik op “afmelden” onderaan de mail of laat het me weten; dan stuur ik je dit soort berichten niet meer.
Een nieuwsbrief verstuur ik niet. Keuze · standaard geen nieuwsbrief. Komt die er wel, dan alleen met een apart, niet vooraf aangevinkt vakje.
2.4 Contact via het formulier, e-mail, WhatsApp of Instagram
Als je me een bericht stuurt, gebruik ik je naam, je contactgegevens en je bericht om je te antwoorden. Stuur je een samenwerkingsverzoek voor Urban Gems Creative Studio, dan gebruik ik ook je rol (bijvoorbeeld fotograaf of stylist) en je Instagram-naam als je die geeft.
Grondslag: mijn gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden, of stappen op jouw verzoek vóór een afspraak of samenwerking (artikel 6 lid 1 onder f of b AVG).
WhatsApp en Instagram zijn diensten van Meta. Als je mij daar een bericht stuurt, verwerkt Meta die gegevens ook, volgens de eigen voorwaarden en privacyregels van Meta. Wil je dat niet? Mail of bel me dan.
2.5 Foto's en video's
Ik maak graag foto's en video's van mijn werk, bijvoorbeeld van je wimpers, je tooth gem of je make-up. Dat doe ik alleen met jouw toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Bij het boeken of in de studio kies je zelf:
- Ja, ook herkenbaar — foto's en video's, ook van je gezicht, voor mijn website en sociale media;
- Alleen mijn ogen, tanden of detail — close-ups waarop je niet herkenbaar bent;
- Alleen voor Charmain's archief — ik mag foto's maken om mijn eigen werk te bekijken, maar ik publiceer ze niet;
- Geen foto's.
Je keuze heeft geen invloed op de prijs of op de zorg die je krijgt. Zie artikel 11 van de voorwaarden.
Bij een lash-modelset horen close-ups van je ogen, waarop je niet herkenbaar bent: daarmee bouw ik mijn portfolio. Of je gezicht ook herkenbaar in beeld mag, kies je zelf; die keuze verandert niets aan de prijs.
Je kunt je toestemming altijd intrekken, ook later. Laat het me weten via e-mail of WhatsApp. Ik haal de beelden dan binnen Keuze · standaard 7 dagen weg van mijn website en mijn eigen accounts. Wat al gedeeld of gedrukt is door anderen, kan ik helaas niet altijd terughalen. Het intrekken geldt voor de toekomst: wat ervoor gebeurde, blijft rechtmatig.
Ben je jonger dan 16 jaar? Dan vraag ik de toestemming aan je ouder of voogd.
Foto's die ik niet gebruik, verwijder ik uiterlijk Keuze · standaard 12 maanden na de behandeling.
Foto's in je klantdossier. Voor je wimpers, je tooth gem of je make-up maak ik soms ook een foto voor mezelf, bijvoorbeeld van je ogen, zodat ik bij je volgende afspraak kan terugzien welke vorm en welke wimperkaart bij je passen. Die foto's zijn alleen voor mij: ze staan versleuteld in mijn eigen beheer en komen nooit op mijn website of sociale media. Ook dit doe ik alleen als jij het goed vindt (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Wil je dat niet meer? Zeg het, dan verwijder ik ze. Anders verwijder ik ze uiterlijk 24 maanden na je laatste afspraak, samen met je andere klantgegevens.
2.6 Namen bij editorials en samenwerkingen
Bij foto's van shoots en samenwerkingen (Urban Gems Creative Studio) vermeld ik wie eraan meewerkte: fotograaf, model, stylist en andere makers, meestal met hun Instagram-naam. Dat doe ik omdat makers recht hebben op naamsvermelding en omdat het hun werk ook zichtbaar maakt (gerechtvaardigd belang). Sta je in zo'n credit en wil je dat niet? Laat het me weten, dan pas ik het aan.
2.7 Beveiliging van de website en het boekingssysteem
Om misbruik en spam te voorkomen, beperkt het boekingssysteem hoe vaak iemand kan boeken. Daarvoor bewaart het systeem kort een versleutelde (gehashte) vorm van je IP-adres. Die wordt na 30 dagen verwijderd. Tellers voor het beperken van misbruik worden na 24 uur verwijderd (grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk een veilige website).
Mijn hostingbedrijf houdt ook technische serverlogboeken bij, zoals IP-adressen en bezochte pagina's, voor beveiliging en storingen. Die worden na Invullen · controleren bewaartermijn serverlogs bij Hostinger automatisch verwijderd.
2.8 Mijn administratie
Voor de belastingdienst moet ik mijn administratie 7 jaar bewaren (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Daarvoor bewaar ik per afspraak: de datum, de behandeling, de prijs, of de afspraak is doorgegaan en hoe er is betaald (grondslag: wettelijke plicht, artikel 6 lid 1 onder c AVG).
Keuze · standaard na 24 maanden zonder naam Na 24 maanden haal ik je naam en contactgegevens uit deze gegevens. Wat overblijft is een afspraakregel met een referentienummer, zonder je naam.
2.9 Betalen
Betaal je online, dan handelt Mollie de betaling af (zie punt 4). Bij je afspraak bewaar ik dan het bedrag, of het een aanbetaling of de hele prijs was, de status van de betaling (betaald, terugbetaald of vervallen) en het betaalnummer van Mollie. Bij een aanvraag (bruidsmake-up, op locatie of 18K) stuur ik je voor de aanbetaling een betaallink of een betaalverzoek; ik noteer dan het bedrag en of het betaald is. Je bankgegevens heb ik daarvoor niet nodig. Controleren welke gegevens Mollie aan het boekingssysteem teruggeeft
Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst, en voor de administratie een wettelijke plicht (punt 2.8).
2.10 Na een gemiste of te laat afgezegde afspraak: “vooraf betalen”
Kom je niet, of zeg je minder dan 48 uur van tevoren af? Dan zet ik bij je klantgegevens de notitie “vooraf betalen”, met de datum, de reden (niet gekomen of te laat afgezegd) en het nummer van die afspraak. Ik kan de notitie ook zelf met de hand zetten of weghalen. Zolang de notitie er staat, betaal je een volgende afspraak helemaal vooraf (zie de voorwaarden, artikel 5.4). Het boekingssysteem herkent je bij een nieuwe boeking aan je e-mailadres of telefoonnummer, en laat de notitie nergens op de website zien.
Waarom: zodat een plek die ik voor iemand vrijhoud, ook echt gebruikt of betaald wordt.
Grondslag: mijn gerechtvaardigd belang om lege plekken in mijn agenda te voorkomen (artikel 6 lid 1 onder f AVG), zoals afgesproken in de voorwaarden.
Hoe lang: zolang ik je klantgegevens bewaar (tot 24 maanden na je laatste afspraak, punt 6), of korter als ik de notitie eerder weghaal.
Bezwaar: ben je het er niet mee eens? Laat het me weten. Dan kijk ik er opnieuw naar, en haal ik de notitie weg als er geen goede reden meer voor is.
Gezondheid en allergieën
Informatie over je gezondheid, zoals een allergie, is extra gevoelig. Daarom vraag ik er in het boekingsformulier niet naar. Voor een veilige behandeling bespreek ik het met je vóórdat we beginnen.
Je intake. Bij je eerste afspraak vullen we samen een kort intakeformulier in, bijvoorbeeld over een allergie voor lijm, latex of cosmetica, gevoelige ogen of lenzen, eerdere extensions, of iets aan je gebit. Dat vul ik in mijn eigen beheer in, samen met jou; er is geen online formulier. Gegevens over je gezondheid leg ik alleen vast als jij daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft (artikel 9 lid 2 onder a AVG), en ik gebruik ze alleen voor je behandelingen. Alleen ik kan ze zien, en ze staan versleuteld opgeslagen.
Je kunt je toestemming altijd intrekken: dan verwijder ik je intake. Anders verwijder ik hem uiterlijk 24 maanden na je laatste afspraak, samen met je andere klantgegevens.
Wie kan je gegevens zien?
Alleen ik. Ik verkoop of verhuur je gegevens nooit. Voor mijn website en e-mail werk ik met een paar bedrijven die je gegevens in mijn opdracht verwerken (verwerkers). Met hen gelden afspraken over geheimhouding en beveiliging (een verwerkersovereenkomst).
| Wie | Waarvoor | Welke gegevens | Waar |
|---|---|---|---|
| Hostinger (volgens de verwerkersovereenkomst Hostinger International Ltd., Cyprus Controleren) | Hosting van de website en het boekingssysteem, back-ups, beveiliging | Alle gegevens uit het boekingssysteem en het contactformulier | Europa (Nederland). Hostinger gebruikt ook subverwerkers, zoals Cloudflare, Google Cloud en Amazon Web Services |
| Titan (e-mail, afgenomen via Hostinger) | Versturen en ontvangen van e-mail op contact@urbangems.nl, zoals bevestigingen en herinneringen | Naam, e-mailadres, inhoud van de mail | Controleren verwerkersovereenkomst en opslaglocatie van Titan |
| Mollie (Mollie B.V., Amsterdam) — alleen als je online betaalt Keuze · standaard online betalen staat nog uit, je betaalt met een betaalverzoek | Online betalingen afhandelen, zoals iDEAL en creditcard, en terugbetalingen | Naam, e-mailadres, bedrag en betaalgegevens | Nederland Controleren rol van Mollie (verwerker of zelfstandig verantwoordelijke) en de afspraken daarover |
| Agenda-app op mijn telefoon (Apple of Google), via een privé-agendalink | Mijn afspraken in de agenda op mijn telefoon | Alleen je voornaam, je behandeling, de datum en de tijd | Bij Apple of Google Controleren welke agenda-app Charmain gebruikt |
| Invullen boekhouder, als van toepassing | Mijn administratie | Financiële gegevens per afspraak | Nederland |
Google Search Console laat mij zien hoe de website in Google gevonden wordt. Dat zijn totaalcijfers over zoekopdrachten; deze website plaatst daarvoor geen cookies en stuurt daarvoor geen gegevens over jouw bezoek naar Google.
Betaal je met een betaalverzoek (zoals een Tikkie)? Dan verwerken je bank en mijn bank de betaling volgens hun eigen regels. Betaal je online via de website, dan handelt Mollie de betaling af.
Soms moet ik gegevens delen omdat de wet dat eist, bijvoorbeeld met de Belastingdienst.
Buiten de Europese Unie
Sommige van deze bedrijven, of hun onderaannemers, kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dat mag alleen met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-gegevensprivacykader. Controleren geldt dit voor Titan en (als gebruikt) Google?
Cookies
Een cookie is een klein bestand dat een website op je apparaat zet. Deze website zet bij gewone bezoekers geen cookies. Het boekingssysteem ook niet: je keuzes tijdens het boeken bestaan alleen zolang je de pagina open hebt, en je gegevens worden niet in je browser opgeslagen.
Alleen in deze situaties zet de website functionele cookies. Daarvoor is geen toestemming nodig:
| Cookie | Waarvoor | Hoe lang | Voor wie |
|---|---|---|---|
| wordpress_logged_in_…, wordpress_sec_…, wordpress_test_cookie | Inloggen in het beheer van de website | Tot je uitlogt, of maximaal 14 dagen als je “onthoud mij” aanvinkt | Alleen voor Charmain en de webbouwer |
| _lscache_vary Controleren | Ingelogde gebruikers krijgen geen opgeslagen (gecachte) pagina's te zien | Tot je uitlogt | Alleen ingelogde gebruikers |
| ug_preview | Voorvertoning van de website vóór de lancering | 14 dagen | Alleen testers; verdwijnt na de lancering |
Ik gebruik geen analytische cookies, trackingcookies, advertentiecookies of social-mediaknoppen die cookies zetten. De kaart naar de studio is een gewone link naar Google Maps en Instagram staat als link op de site, niet als ingesloten inhoud. Klik je op zo'n link, dan gelden daar de regels van Google of Meta.
Keuze · standaard geen bezoekersstatistieken. Kiest Charmain later voor statistieken, dan eerst deze paragraaf aanpassen. Een privacyvriendelijke telling zonder cookies (zoals Plausible of Matomo zonder cookies) kan zonder cookiemelding. Google Analytics vraagt vooraf je toestemming via een cookiemelding waarin weigeren net zo makkelijk is als accepteren.
Hoe lang bewaar ik je gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Naam, e-mail, telefoon en opmerking bij je afspraken (en bij een afspraak op locatie het adres) | Tot 24 maanden na je laatste afspraak. Daarna haal ik ze weg. |
| Je intake (ook gezondheidsgegevens, alleen met je uitdrukkelijke toestemming) | Tot je je toestemming intrekt, en uiterlijk 24 maanden na je laatste afspraak |
| Foto's in je klantdossier (bijvoorbeeld voor je wimperkaart), alleen met je toestemming | Tot je je toestemming intrekt, en uiterlijk 24 maanden na je laatste afspraak |
| Overgezette gegevens uit Salonized | Zoals je andere klantgegevens: tot 24 maanden na je laatste afspraak |
| De notitie “vooraf betalen” (datum, reden, afspraaknummer) | Zolang je klantgegevens bestaan, of korter als ik hem eerder weghaal |
| Betaalgegevens bij een afspraak (bedrag, soort, status, betaalnummer van Mollie) | Als financiële gegevens: 7 jaar (zie hieronder) |
| Financiële gegevens per afspraak (datum, behandeling, prijs, betaling) | 7 jaar (wettelijke bewaarplicht), na 24 maanden zonder je naam Keuze zie 2.8 |
| Berichten via het contactformulier, e-mail of WhatsApp die niet tot een afspraak leiden | Tot Keuze · standaard 12 maanden na ons laatste contact |
| Samenwerkingsverzoeken (Creative Studio) | Tot Keuze · standaard 24 maanden na ons laatste contact |
| Kopieën van verstuurde e-mails in het boekingssysteem | 90 dagen |
| Versleuteld IP-adres (misbruikpreventie) | 30 dagen |
| Foto's en video's met je toestemming | Tot je je toestemming intrekt; niet gebruikte foto's uiterlijk Keuze · standaard 12 maanden na de behandeling |
| Back-ups bij de hostingpartij | Worden na Invullen · controleren aantal dagen in hPanel overschreven |
Loopt er een klacht of geschil? Dan bewaar ik de gegevens die daarvoor nodig zijn tot het is afgerond.
Beveiliging
Ik beveilig je gegevens zo goed als ik kan:
- de website gebruikt een beveiligde verbinding (https);
- afspraken staan in een afgeschermde database die niet via openbare pagina's te zien is;
- alleen ik kan in het beheer van de website, met een sterk wachtwoord Keuze · standaard plus tweestapsverificatie;
- de link in je bevestigingsmail is persoonlijk: deel hem niet met anderen.
Gaat er toch iets mis met je gegevens (een datalek), dan handel ik volgens de wet: ik meld het waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeer jou als dat nodig is.
Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten verwijderen, tenzij ik ze wettelijk moet bewaren (zoals de administratie);
- de verwerking te laten beperken;
- je gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen (overdraagbaarheid);
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van mijn gerechtvaardigd belang, zoals de reviewmail of de notitie “vooraf betalen”;
- je toestemming in te trekken, bijvoorbeeld voor foto's.
Stuur je verzoek naar contact@urbangems.nl of via WhatsApp naar 06 13 56 84 98. Ik reageer binnen een maand. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, vraag ik je het verzoek te sturen vanaf het e-mailadres of telefoonnummer dat bij je afspraak hoort. Een kopie van je identiteitsbewijs heb ik niet nodig.
Ik neem geen besluiten over jou die volledig automatisch worden genomen. Het boekingssysteem laat alleen zien welke tijden vrij zijn. De notitie “vooraf betalen” zet ik zelf; het systeem voert daarna alleen uit wat ik heb besloten.
Een klacht?
Vind je dat ik niet goed met je gegevens omga? Laat het me eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Kom je er met mij niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen
Ik kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de website verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij grote wijzigingen laat ik het je weten als ik je e-mailadres heb.
Studio Urban Gems — Urban Gems Creative Studio — Achterbinnenhaven 22A, 1781 BE Den Helder — KvK 90278917 — btw-id NL004803018B88 — contact@urbangems.nl